Jak zorganizovat dokonalou firemní akci?

Zorganizovat dokonalou firemní akci, není jen tak. Zajistit při běhu běžných povinností ve společnosti celofiremní akci, kterou si v ideálním případě dokonale užijí všichni kolegové, je současně velkou výzvou. Jak uspořádat nezapomenutelnou firemní akci? 

Prvním pravidlem je, že nikdy není příliš brzy na to začít akci plánovat. Z hlediska praktické organizace je nutná včasná rezervace vhodného místa a volného termínu, který si všichni zaměstnanci musí zajistit. 

Kde začít

Vytvořte dotazník, kde navrhnete několik možných termínů a dejte všem kolegům možnost volby. Nikdy se sice nezavděčíte všem, ale můžete se držet pravidla většiny. Nejoblíbenějšími dny pro firemní akce jsou překvapivě čtvrtky a pak pátky. Jakmile stanovíte datum, rozešlete všem zaměstnancům email, aby si mohli termín uložit. Pak můžete začít zjišťovat třeba potravinové alergie a další omezení.

Stanovte si rozpočet

Výše rozpočtu zásadně ovlivní podobu firemní akce. Týká se volby jídla, pití i doprovodného programu. Zjišťujte si ceny, ať jsou plánované aktivity, občerstvení i program reálné. Firemní akce se také odvíjí od jejího účelu. Může jít o oslavu výročí založení firmy nebo třeba vánoční party, která má být poděkováním zaměstnancům. Počítejte při plánování s rezervou, protože se téměř vždy objeví neočekávané výdaje.

Dejte akci jasný tvar

Zvolte, zda půjde o denní, večerní nebo celodenní akci až do noci. Ujasněte si, zda vystačí rozpočet pro partnery zaměstnanců, kteří podporují zaměstnance vaší firmy a možná je na místě poděkovat i jim. Někteří kolegové ale naopak nemusí stát o to, aby tam jejich partneři byli přítomni. Málokdy je možné využít prostory firmy, proto si zajistěte vhodné místo. Pak dejte dohromady všechny dodavatele, jako je catering, hudba, zábava nebo dekorace. Využít můžete jak naše prostory, tak i komplexní party servis. Na program si můžete najmout i profesionální eventovou agenturu.

Téma firemní akce

Zvolené téma je klíčovým bodem každé akce. Můžete vsadit na prověřenou klasiku 

ve stylu 60., 70. nebo 80. let, nebo zkusit téma mafie, cirkus, casino, velký Gatsby, divoký západ či Karibik. Velmi oblíbené jsou i kostýmy. Pak dolaďte dekorace, doprovodný program, speciální drinky a občerstvení.  

Doprovodný program

Hotel Jítrava je dokonalým místem pro firemní akce, zaměstnance, klienty i obchodní partnery s vysokou úrovni služeb a vstřícností personálu. Prostory zajistíme včetně technického vybavení. Připravíme piknik, tenisový turnaj, posezení ve vinném sklípku s degustací, ochutnávku piva v pivnici nebo masáže v našem SPA pro načerpání energie. K dispozici je půjčovna kol, tenisové kurty a další sportovní aktivity. Můžete využít hřiště na nohejbal, pétanque, kroket nebo vyzkoušet lukostřelbu. K dispozici je i jízda na koních nebo projížďka kočárem. Pro příznivce IT technologií je zde X-box herna a virtuální svět. Možností je i vzduchoplavba nebo využití heliportu. 

Občerstvení 

Jídlo a pití je klíčovým prvkem každé akce. Občerstvení musí být v dostatečném množství. Určete si, zda bude občerstvení formou rautu nebo zvolíte raději jednotné podávané menu. Myslete na případná omezení kolegů, jako je vegetariánství či alergie. Můžete zvolit speciální názvy servírovaných chodů a zakomponovat do nich třeba firemní barvy. Navoďte příjemnou atmosféru pomocí vhodných nápojů. Nechte připravit speciální drink a pojmenujte ho třeba podle tématu večírku. Kvůli rozpočtu stanovte nápojový lístek, ze kterého si hosté mohou vybírat. Často je pravidlem, že si tvrdý alkohol musí hosté hradit sami.

Hudba a zábava

Hudba by neměla chybět na žádném firemním večírku a hledejte i prostor vhodný pro tanec. Vybírat můžete mezi živou kapelou nebo oblíbeným DJ. Sestavte si společně playlist a nechte prověřit techniku. Funkčnost a kvalita ozvučení je stejně důležitá, jako osvětlení. Vsaďte na opravdové profesionály, kteří připraví kvalitní program. Úžasná je barmanská show, únikové hry, artisté, mikromágové nebo karikaturisté. Vaši akci může klidně zakončit i ohňostroj.